Obsah
- stupně
- Část 1 Organizace udělování služby
- Část 2 Správa přechodného období
- Část 3 Myšlení z hlediska dlouhodobého rozvoje
Když opustíte pozici, je pravděpodobné, že váš nadřízený nebo vedoucí vyhledá vaši pomoc, aby usnadnil uzavírání smluv s vaším nástupcem. Pokud jste podnikaví a organizovaní, budete schopni zajistit hladký přechod pro vaše podnikání a odejít a přitom ponechat vynikající profesionální pověst.
stupně
Část 1 Organizace udělování služby
-
Diskutujte o postupu předávání se svým nadřízeným. Chcete-li začít, měli byste mít důkladnou diskusi se svým nadřízeným, abyste přesně určili, jak bude služba provedena. V závislosti na práci, kterou děláte a na způsobu, jakým váš manažer rád pracuje, možná budete muset k přechodu hodně přispět. To může zahrnovat skutečnost, že ten, kdo vás nahradí, vás sleduje, že pracujete několik dní nebo i déle.- Ve většině případů budete muset alespoň připravit oficiální převodový dokument.
- Diskutujte o tom se svým nadřízeným a určete, do jaké míry se od vás očekává, že přispějete, a na to, na co se budete muset při poskytování služby soustředit.
-
Proveďte předběžnou prezentaci vašeho transferového dokumentu. Jakmile budete mít jasnou představu o očekáváních svého nadřízeného, můžete začít psát převodový dokument. Pomůže vám to s uspořádáním sebe a klasifikováním všech různých úkolů a informací, které budete během tohoto přechodného období muset sdělit. Dokument by měl obsahovat následující prvky:- podrobné informace o vašich každodenních činnostech, prioritách a úkolech,
- přehled základních bodů souvisejících s touto funkcí,
- jasné vyjádření toho, co se od vašeho nástupce očekává,
- seznam všech důležitých dokumentů, které musí být zaslány. Může to být pracovní plán nebo daná smlouva.
-
Nastavte všechny poslední podrobnosti. Pokud víte, že svůj příspěvek brzy opustíte, může vám pomoci vyvinout další úsilí, abyste zajistili, že nenecháte nic nedokončeného. Pokud se vám to podaří, zažijete skutečnou spokojenost a budete také schopni pomoci tomu, kdo vás nahradí na dobrém základě. Pokud to uděláte, dostanete se tím, že budete v dobrých vztazích se svými šéfy a budete si udržovat dobrou pověst.- To nemusí být vždy možné, ale pokud máte složku, která má být dokončena, věnujte zvláštní úsilí jejímu dokončení.
- Kromě toho nová osoba, která přijde k dohodě, když je blízko k jejímu uzavření, může mít potíže s jejím dokončením, protože si není vědoma všech složitostí souboru.
-
Promluvte si se svými kolegy. Než se váš nástupce ujme úřadu, najděte si čas na diskusi se svými kolegy o předání a zeptejte se jich, zda si myslí, že je něco, na co byste se měli zaměřit. Pokud problém čeká a nejste si toho vědomi, je to vysněná příležitost si toho všimnout.- Nové problémy pravděpodobně nebudou mít vliv na vaše poslední dny, ale pokud o nich víte alespoň, budete je moci nahlásit komukoli, kdo na vás přijde.
- Také vám dává možnost zajistit, aby všichni vaši zaměstnanci věděli, že odcházíte a kdy odcházíte. Informujte je o přechodném období, aby je vzaly v úvahu.
- Existuje dobrá šance, že vaše produktivita během přechodného období poklesne, a proto je dobré informovat své zaměstnance předem.
-
Napište oficiální převodový dokument. Posledním krokem při přípravě na přechod je dokončení psaní úředního předávacího dokladu. Můžete použít koncept, který jste vytvořili, ale nezapomeňte jej rozšířit a zahrnout všechny důležité informace. Dokument budete muset zkontrolovat u svého nadřízeného a se všemi ostatními členy týmu. Zkuste to udělat a odeslat dokument vašemu nástupci několik dní před datem, kdy má úřad převzít úřad. Obsah tohoto typu dokumentu se bude lišit v závislosti na typu provedené práce, ale může zahrnovat následující:- seznam a harmonogram akcí, které mají být provedeny,
- briefing o aktuálních problémech,
- kalendář termínů a nadcházejících událostí,
- přihlašovací údaje a hesla,
- seznam užitečných kontaktů,
- průvodce, jak spravovat složky a soubory v počítači.
Část 2 Správa přechodného období
-
Přiřaďte co nejvíce času přechodu. Můžete být stále přítomni, když váš nástupce nastoupí do funkce, a můžete být požádáni o dokončení úplnějších služeb. Trvání tohoto přechodu se liší, ale v některých případech budete mít několik dní nebo déle, abyste pomohli novému, aby se stal jeho známkou. Obecně platí, že čím více času strávíte v přechodném období, tím více informací můžete přenášet.- Budou nevyhnutelně detaily, na které zapomenete, a mít někoho, kdo vás sleduje, je dobrý způsob, jak čelit různým každodenním úkolům, které provádíte.
-
Důležité dokumenty předávejte osobně. Během přechodného období je dobré zajistit, aby všechny kritické údaje a důležité dokumenty byly předávány osobně. To pomůže zajistit, aby nejdůležitější úkoly byly prováděny v normách a aby byly jasně stanoveny priority. Předání dokumentů osobně vám také umožní důkladně prodiskutovat nejsložitější problémy před odjezdem.- Tato příležitost, kterou budete muset předat klíčové informace a zároveň umožnit svému nástupci položit otázky přímo, je nezbytná pro hladký přechod.
- To vám také dá šanci poskytnout kužel a přivést několik nuancí k diskusi, která by jinak mohla být ignorována.
-
Snažte se přinést pomoc. Pokud se ocitnete v kontaktu se svým nástupcem v práci, měli byste být vždy podnikaví a pečliví. Snažte se identifikovat a pomoci vyřešit všechny problémy, které mohou nastat. Osoba, která vás nahradí, může být během několika prvních dnů zastrašená a trochu plachá a možná se bude bát vás rušit svými otázkami.- Ujistěte se, že je jasné, že jste tu, aby vám pomohl a že otázky jsou vítány.
- Přitom pomůžete zavést situaci, ve které bude odpovědnost za převod služby sdílena mezi vaším nástupcem a vámi.
-
Uspořádejte schůzku a předejte ji. Poslední věc, kterou musíte udělat, než odjedete a dokončíte službu, je zorganizovat konečné setkání s tím, kdo vás nahradí. Požádejte ho, aby mu položil jakékoli zbývající otázky a poznámky, které vzal. Toto setkání je skvělou příležitostí pro nové, aby se ujistil, že chápe své povinnosti a roli.- Na této schůzce lze vyjasnit všechny nejasnosti.
- V závislosti na typu místa, kde pracujete, může být rozumné zabránit tomu, aby se schůzky zúčastnil váš nadřízený nebo vedoucí.
- Přinejmenším byste měli informovat svého manažera o tom, kde a kdy se schůzka koná, a zeptat se, jestli je ještě něco, co byste chtěli přidat.
Část 3 Myšlení z hlediska dlouhodobého rozvoje
-
Zvýrazněte jakýkoli podpůrný dokument nebo školení. Pokuste se vidět přesun služby jako příležitost, která vám pomůže skutečně pomoci vašemu nástupci s každou šancí na úspěch. Nejen že přenášíte práci a úkoly, ale také se snažíte pomoci osobě, která vás nahradí, aby se profesionálně rozvíjel, a navíc dlouhodobě přispívá k pevnosti vašeho starého podnikání.- Můžete tak učinit zadáním jakýchkoli vzdělávacích příležitostí, o kterých víte.
- Možná jste následovali, když jste začali dělat tuto práci, školení, která vám pomohla vytvořit si známku a přizpůsobit se.
- Nezapomeňte to předložit svému nástupci a povzbuďte ho, aby prozkoumal několik možností.
-
Nezanedbávejte pracovní kulturu. Pokud máte příležitost strávit čas s tím, kdo si vezme vaši pochodeň, je důležité, abyste se nezaměřovali jen na technické aspekty vaší práce. Každá společnost je jedinečná a má jedinečné prostředí a pracovní kulturu, která může zastrašit nebo zmatit nováčka. Ujistěte se, že máte čas vysvětlit, jak věci fungují ve vaší společnosti.- Snažte se ho ukázat v kanceláři a prezentovat jej všem zaměstnancům.
- Nezapomeňte jasně definovat roli nově příchozího a vyjasnit povinnosti bývalých zaměstnanců.
- Pokud se práce nového člověka mírně liší od vašich nebo jeho priorit a povinností se liší, ujistěte se, že ostatní zaměstnanci vědí.
-
Uveďte své údaje. Pokud opravdu chcete udělat více, poskytněte svému kontaktnímu pracovníkovi své kontaktní údaje. Dalo by se mu říct, že má možnost se s vámi spojit v případě závažného problému nebo v případě, že se musí řídit. Ne každý bude rád, že to udělá, a to bude určitě záviset na vašem vztahu s vaším bývalým šéfem.- Problém lze často vyřešit jednoduchým e-mailem.
- Skutečnost, že po odchodu navrhujete pomoc dobře, zanechá dobrý dojem a pomůže zlepšit vaši pověst.