Obsah
je wiki, což znamená, že mnoho článků je napsáno několika autory. K vytvoření tohoto článku se na jeho vydání a zlepšování v průběhu času podílelo 20 anonymních anonymních lidí.Samozřejmě je možné zaregistrovat úkoly, které mají být provedeny přednostně, na kus papíru, pokud se cítíte schopni dělat vše v odpoledních hodinách.
Když však na vás narazí mnoho věcí, které se mají dělat, mnoho z nich se často odkládá o den později, pokud to není o měsíc později. Díky tabulce Excel, kterou v tomto článku navrhujeme vytvořit, budou vaše priority automaticky spravovány Excelem podle budoucích termínů a pořadí úkolů, které mají být splněny, bude reorganizováno, abyste je mohli odložit co nejméně. ,
Postupujte podle tohoto průvodce a za 20 minut budete mít velmi efektivní způsob, jak spravovat své priority v počítači.
Poznámka: Podle mezinárodních verzí Excelu bod separace ve vzorcích může být nahrazena středník.
stupně
-
Vytvořte kartu „Desktop“ nebo „Home“. Otevřete nový list aplikace Excel. Klikněte pravým tlačítkem myši na záložku "List1" v dolní části obrazovky a klikněte na "Přejmenovat". Místo toho se zaregistrujte „Dům“ nebo „Kancelář“. -
Rovněž přejmenujte „List2“ na „Vzor“ a „List3“ na „Body“ stejným postupem jako v prvním kroku. -
Vytvořte tabulku důležitosti. Na kartě Body vyplňte sloupce A, B a C takto: -
Definujte název „Důležitost“. Vyberte buňky A2 až C7. V Excelu 2007 nebo novějším klikněte na "Vzorce" a poté na "Definovat jméno". V Excelu 2004 nebo novějším klikněte na "Vložit"> "Definovat"> "Název".- Když vás Excel požádá o nastavení názvu, zadejte „Důležitost“ a klikněte na „OK“.
-
Vytvořte tabulku úsilí. Opakováním kroků 3, 4 a 5 vytvořte tabulku úsilí ve sloupcích E, F, G. Vyberte buňky E2 až G6 a definujte je názvem „Effort“. -
Vytvořte tabulku mimořádných událostí. Opakováním kroků 3, 4 a 5 vytvořte tabulku tísňového volání ve sloupcích I, J a K. Tyto buňky definujte názvem „Emergency“. -
Podle záhlaví zadejte záhlaví na kartě „Domů“ nebo „Kancelář“. Zde budeme předpokládat, že jste se rozhodli pojmenovat tuto kartu „Dům“. Klikněte na něj a do řádku 1 vložte následující záhlaví:- A - Priorita; Zde uvedeme vzorec priorit, 1 pro nejdůležitější úkoly. Ale toto číslo může jít až na více než 100.
- B - Úkol; název úkolu, který má být proveden
- C - význam; bude to zaznamenáno pomocí písmen A, B, C, D, E nebo F tabulky.
- D - Úsilí, Poznámka mezi 1 a 5, čerpejte z tabulky „Úsilí“.
- E - Nouzové; Vzorec založený na lhůtě pro dokončení úkolu
- F - Termín; Datum, kdy musí být úkol dokončen nejpozději. Lhůty se nemusí vždy dodržovat v dopise. Tedy „Zrychlení“ vám řekne datum, kdy byste mohli začít provádět tuto úlohu, a „Rozšíření“ vám dává datum, dokud nelze úlohu odložit. Například bychom mohli dát pětidenní zrychlení a čtyřdenní prodloužení úkolu „Přejít na kadeřnictví“ - ve skutečnosti by nemělo smysl jít kadeřníkovi dva týdny předem a lidé by si začali povšimnout, že pokud máte více než 4 dny, musíte jít do kadeřnictví.
- G - Zrychlení - Počet dní před datem uzávěrky, od kterého jste již mohli (začít) dokončit dotyčný úkol.
- H - prodloužení; automatické prodloužení termínu
- I - zbývající dny; Jedná se o vzorec, který počítá počet dní před uzávěrkou. Pokud je lhůta překročena, vrátí se vzorec záporný počet dní.
- J - Datum ukončení; datum dokončení úkolu.
- K - Komentáře; všechny podrobnosti týkající se úkolu, který má být proveden
-
Zadejte seznam úkolů. Sloupce „Priorita“, „Nouzové“ a „Zbývající dny“ zůstaly prázdné. Dokončíme je později pomocí vzorců. Níže uvádíme příklady domácích prací, které možná budete muset udělat. -
Mezi vzorci „Zbývající dny“, „Nouzové“ a „Priorita“. Tyto vzorce musí být zapsány do druhého řádku každého ze sloupců uvedených v předchozí větě.- Ve sloupci I (zbývající dny) = F2-SI (ESTVIDE (J2), DNES (), J2)
- Ve sloupci E (nouzové) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1)))))
- Ve sloupci A (priorita) = VLOOKUP (C2, důležitost, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, úsilí, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Emergency, 2, FALSE)
-
Přepněte formát buňky I2 na "Number". Klikněte pravým tlačítkem na buňku, vyberte „Formát buňky“ a klikněte na „Číslo“. Do pole „Počet desetinných míst“ zadejte také „0“. Klikněte na „OK“. -
Zkopírujte vzorce ve sloupcích „Priorita“, „Nouzové“ a „Zbývající dny“ a rozšířte je do zbývajících prázdných polí v každém z těchto sloupců. Nejprve klikněte na "E2" a současně stiskněte klávesy "CTRL" a "C", poté vyberte buňky E3 až E10 a současně stiskněte klávesy "CTRL" a "V". Stejným způsobem rozšířte vzorec I2 v kolonkách I3 až I10. Nakonec tento postup opakujte znovu, abyste rozšířili vzorec A2 na buňky A3 až A10. Věnujte pozornost podivným hodnotám vráceným buňkami na řádcích, kde není psán žádný úkol. -
Řadit řádky v pořadí podle priority. Vyberte buňky A1 až K1 a zvětšete tento výběr tak, aby zahrnoval všechny řádky obsahující úlohu. Poté klikněte na „Data“> „Filtr“. -
Uložte tabulku včetně data, abyste zjistili poslední datum otevření souboru. -
Dokončete provedené úkoly. Po dokončení úkolu jej zadejte do sloupce „Datum ukončení“. Zapamatujte si tento trik: Když současně stisknete "CTRL" + ";" (ovládací klávesa a;), aktuální datum se automaticky zobrazí ve vybrané buňce. -
Sledujte, jak se vaše priority mění každý den. Zde jsou priority pro nadcházející dny. 13. července jsou všechny úkoly, které je třeba provést, před obdobím tzv. „Akcelerace“. 20. července jsou nejvyšší priority (priority s nejmenším počtem) čtyři úkoly a mezi nimi sečení trávy (která dosáhla svého termínu). 21. července je priorita sečení trávy ještě větší (vstoupili jsme do období „dextension“) a 23. července se tato priorita ještě zvýšila, protože jsme prošli obdobím „dextension“. Vidíme také, že úkol „Zaplatit poplatky“ se zvýšil k datům 23. a 25. července.
- Přečtěte si níže uvedené články a dozvíte se více o tom, jak spravovat svůj čas a priority.
- Kopii této tabulky je možné stáhnout na následující adresu:
- = IF (den (TODAY (), 2)> 5, dnes () - (den (TODAY (), 2) -5) 7 +, dnes () - (den (TODAY (), 2) -5))
- V případě potřeby neváhejte třídit seznam úkolů každý den.
- Rozdělte své velké úkoly na několik menších.
- Zkopírujte své opakující se úkoly na kartě „Šablona“, abyste je mohli snadno najít a zkopírovat.
- Můžete libovolně měnit body přiřazené každé úrovni priority.
- Ve stejném sešitu aplikace Excel nemíchejte úkoly související s vaší rodinou a vaším domovem s úkoly souvisejícími s vaší prací.
- Do této tabulky můžete volně přidávat nové sloupce - kdo vám úkol přiřadil, do které kategorie je úkol zapsán atd.
- Pomocí nástroje Automatický filtr vyberte úkoly, které jsou po termínu (naléhavost = 1) nebo velmi důležité úkoly (význam = „A“).
- Jedním ze způsobů, jak udržovat opakující se úkol aktuální, je jeho zadání do sloupce „Uzávěrka“ (tento příklad je založen na pátku, který je zde označen „5“).
- Přidejte do sloupce „Termín“ podmíněný formulář (pomocí funkce „SI“) a automaticky označte, kdy uplynul konečný termín.
- Každý týden nebo měsíc spočítejte počet úkolů provedených během zvoleného období. To by mohla být jediná pozitivní zpětná vazba, kterou obdržíte při své práci.
- Tento vzorec bere aktuální datum (pondělí = 1, úterý = 2 atd.) A kontroluje, zda jsme již neprošli v pátek aktuálního týdne. Pokud tomu tak je, přidá se vzorec k aktuálnímu pátku 7, aby se v důsledku toho vrátil výsledek následujícího pátku. Pokud ještě není pátek předjížděn, pak vzorec jednoduše vrátí datum pátku tohoto týdne.
- V tomto příkladu je pondělí = 1, úterý = 2, středa = 3, čtvrtek = 4, pátek = 5, sobota = 6, neděle = 7.
- Můžeme také změnit tento vzorec tak, aby fungoval například v úterý. Ve výše uvedeném seznamu vidíme, že úterý = 2, je tedy nutné změnit vzorec uvedený výše všech 5 po 2.
- Tento list pravidelně ukládejte.
- Čísla přiřazená těmto různým prioritám nejsou vždy uspořádána. Naplnění priority přiděleným číslem „1“ tedy nezvýší čísla spojená s ostatními prioritami. Je možné, že některé priority mají přidružené číslo, které přesahuje 100, a všechna možná čísla nejsou přiřazena k prioritám. Doporučuji vám soustředit se na priority s čísly mezi 1 a 12.
- Nebojte se, pokud do této tabulky napíšete mnoho úkolů. Absolutně není trapné, že úkoly zůstanou v dolní části seznamu několik měsíců. Jakmile se jejich konečný termín blíží, začnou v seznamu stoupat.
- Způsob, jakým spravujete svůj čas, je pro vás jedinečný a tato tabulka pro vás nemusí být vůbec vhodná. Můžete si také myslet, že každodenní otevření tohoto souboru vyžaduje příliš mnoho práce nebo je příliš rušivé. Proto by tato tabulka mohla být pro vás například užitečná, což se zdá být pro vašeho souseda zcela zbytečné nebo naopak.
- Místo použití Excelu byste mohli použít tabulku online tabulkového softwaru Google. Váš soubor bude tedy k dispozici odkudkoli, odkud budete mít přístup k internetu.