Obsah
- stupně
- Část 1 Výběr metody záznamu dat
- Část 2 Realizujte studii
- Část 3 Analýza výsledků a provádění změn
Studium času a pohybu zahrnuje analýzu výkonu práce pozorováním a načasováním úkolů. To vám může pomoci určit, jak efektivní může být váš den, což vám umožní ušetřit energii a čas pro dobro každého! Takový druh studia můžete udělat na sobě nebo na někom jiném. Nejdříve však musíte zvolit metodu, kterou chcete použít, od pozorování v reálném čase po metody vzorkování (metoda snapshot), než přejdete k pozorování a načasování úkolu. Jakmile je studie dokončena, můžete pomocí výsledků nastavit efektivnější způsob práce.
stupně
Část 1 Výběr metody záznamu dat
-
Pokud vám dojde čas, použijte metodu vzorkování. Tato metoda zahrnuje pozorování zaměstnance v daných časech spíše než soustavně. Intervaly mohou být náhodné nebo pravidelné. Pozorujete pracovníka po určitou dobu a poté na základě vzorků extrapolujete čas věnovaný jednotlivým úkolům. Tato metoda je efektivnější u činností, které mají jen málo komponentů nebo pracovníků a které obecně vykonávají jen málo úkolů.- Například u zaměstnance, jehož hlavním úkolem je fakturace, může být náhodné vzorkování efektivní, protože vám umožní vidět, co daná osoba dělá při každém inventáři. Jakmile budete mít všechna data, můžete identifikovat aktivitu nebo komponentu, která osobě zabere více času, porovnáním frekvence a trvání úkolu v každém náhodném vzorku.
- Výhodou tohoto přístupu je schopnost pozorovat více než jednu osobu v definovaném časovém období prostřednictvím individuální rotace.
- Pokud použijete tuto metodu na sebe, můžete naplánovat poplach, který se spustí v určitých časových intervalech, abyste zaznamenali práci, kterou děláte pro dané časové období.
-
Sledujte aktivitu v reálném čase a klást otázky. S touto metodou jste při plnění úkolu ve stejné místnosti jako zaměstnanec. Sledujete práci, kterou provádí, a načasujete ji. Každá složka by měla být srozumitelným celkem, aniž by byla příliš podrobná a obtížně sledovatelná.- Není třeba časovat velkou aktivitu bez zkoumání komponent. To je prostřednictvím těchto, které můžete identifikovat nedostatky. Ve skutečnosti není nutné zastavit zaměstnance v jeho práci: úkol pouze rozdělíte pro účely registrace. Například, pokud má v úmyslu konzultovat dopisy, jde o tyto složky: jděte tam, kde jsou e-maily, najděte příslušné e-maily, přiveďte je do kanceláře, otevřete obálky, přečtěte si obsah a každou poštu vyhoďte nebo zahoďte.
- Může být užitečné mít skupinu lidí, kteří jsou zodpovědní za pozorování pracovníka. Jedna osoba tak může mít na starosti zastavení hodin, další zaznamenávání času a třetí osoba za pořizování poznámek.
- Tuto metodu můžete také použít ve své práci. V takovém případě musíte při spuštění každou komponentu ohodnotit.
-
Vytvořte video pro přirozenější nádech. Namísto sledování činností prováděných v reálném čase vytvořte video. Můžete se tedy vrátit později a analyzovat trvání každé práce. Nebude to pro vás velká ztráta, protože můžete vždy převinout nahrávku a zkontrolovat sekvenci. -
Vezměte video a získejte přesnější výsledky. Pokud změříte svůj vlastní výkon, bude tato metoda mnohem jednodušší než ostatní dva. Nainstalujte fotoaparát na stativ s ideálním úhlem pro zaznamenání úlohy. Nechte kameru zaznamenat úlohu, kterou právě děláte, například při psaní zprávy.- Vyhodnoťte aktivitu za určité časové období. Například můžete provést hodnocení po dobu jednoho týdne nebo měsíce.
Část 2 Realizujte studii
-
Vytvořte tabulku k uložení dat. K zaznamenání úkolu budete potřebovat nástroj a tabulka je ideální. Kromě toho budete muset zaznamenat čas. Úkoly se často provádějí v dávkách. Pokud je to váš případ, naplánujte si pole pro zaznamenávání doby trvání každé složky každé úlohy. Pro tuto část budete potřebovat pouze sadu očíslovaných polí. Budete také muset přidat sloupec pro poznámky.- Pokud má například zaměstnanec za úkol zkontrolovat e-maily a jednou z komponent je jejich přečtení, zapište si čas, který je třeba přečíst, do očíslovaných částí vedle komponenty.
-
Rozdělte pracovní zátěž na malé činnosti. Abyste mohli provést časovou a pohybovou studii, musíte částečně určit čas přidělený pro každou práci. Obecně je jediným způsobem, jak zlepšit výkonnost týmu, podívat se na malé akce každého úkolu. Jakmile je práce dokončena, uveďte každou součást následovanou stručným popisem.- Tajemství je najít ten pravý detail. Například doba potřebná pro stisknutí tlačítka je zbytečná informace. Neměli byste však příliš nadměrně využívat, protože by vás to mohlo připravit o data potřebná k detekci úrovně výkonu.
- Předpokládejme, že zkontrolujete své e-maily. Tento úkol bude nutné rozdělit takto: připojení k počítači a doručené poště, odstranění spamu bez jeho otevření, čtení e-mailů, psaní odpovědí na e-maily a třídění souborů do složek.
-
Uložte každý úkol. Začněte stopkami. Pokuste se časovat každou část úkolu a poznamenejte si, jak dlouho trvalo dokončení každého úkolu. Obecně je snazší zastavit a restartovat stopky pomocí uplynulého času. Později můžete vypočítat počet sekund, které trvalo pro každou aktivitu.- Pro větší přesnost shromažďujte data během několika dnů.
-
Časové úkoly s videi. Při používání videa musíte zastavit a restartovat pro každou komponentu, kterou načasujete. To vám poskytne čas na pozorování a zaznamenání doby trvání každé komponenty.
Část 3 Analýza výsledků a provádění změn
-
Vypočítat průměrnou dobu trvání každého kroku. Jakmile shromáždíte všechna data, zkuste vypočítat průměrnou dobu trvání každého kroku. Chcete-li získat průměr, sečtěte všechny doby trvání komponenty a vydělte počtem durací v této skupině.- Pokud je například součástí čtení pošty, mohou být trvání 4 minuty, 1 minutu, 2 minuty, 3 minuty a 5 minut. Sečtěte tato čísla: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Výsledek vydělte počtem shromážděných dob. V případě druhu je 5. Rozdělte 15 x 5, abyste měli průměrně 3 minuty poštou.
-
Určete průměrnou dobu trvání aktivity. Nejjednodušší přístup k určení průměrné doby trvání celého úkolu je sečtení všech průměrů složek. To vám pomůže najít průměr všech prací. -
Řazení úkolů podle úrovně důležitosti. Klasifikujte činnosti podle úrovně důležitosti, abyste věděli, které z nich jsou priority. Není třeba přiřazovat čísla: stačí je označit jako důležitý a ne důležitý úkol. Například může být důležité odpovídat na e-maily, ale pokud pracujete v zákaznickém servisu, je to pravděpodobně méně důležitý úkol než psaní zprávy. -
Omezte činnosti méně důležité a časově náročné. Po vyhodnocení všech úkolů určete, které úkoly zabírají dost času, ale které nemají velkou hodnotu. Právě tato práce vám pomůže najít způsoby, jak snížit vaše výdaje. Stejně důležité je podívat se na činnosti, které jsou časově náročné, ale také důležité ve vaší práci. Rozhodně by to neubližovalo, aby byly efektivnější. -
Dávejte pozor na současná místa. Souběžné úkoly obvykle prodlužují trvání každé aktivity, protože se nemůžete soustředit na více úloh najednou. Pokud provádíte více úkolů, například prohlížení e-mailů a psaní zprávy současně, zkuste to udělat jinak. Nastavit čas na jednu úlohu najednou. Když píšete zprávu, nechte je na pokoji.- Pokud celý den čtete své mysli, mentálně se uvolníte od všech ostatních úkolů, které plníte. Často je lepší dělat najednou jen jednu práci. Můžete si je například přečíst ráno, v poledne a těsně před odchodem z práce.
-
Hledejte nedostatky, abyste je omezili. Často zjistíte neefektivnost úkolů, které načasujete a popíšete. Odstraněním těchto nedostatků budete moci lépe pracovat a co nejlépe využít svůj čas.- Například, pokud musíte vyplňovat dokumenty každý den v jiné místnosti mimo vaši kancelář, najděte si čas na to, abyste to udělali najednou. Neustále tam a zpět budete ztrácet čas, který byste se mohli věnovat jiným úkolům.